Vous trouverez dans cet article les éléments clés pour réaliser un cahier des charges fonctionnel. Avec un modèle téléchargeable gratuitement ainsi que des conseils pour vous aider à le rédiger.

Qu'est-ce qu'un cahier des charges fonctionnel ?

Définition

Un cahier des charges fonctionnel est un document rempli en amont d'un projet. Il permet notamment de mettre l'accent sur les besoins du produit plutôt que de présenter les solutions déjà envisagées.

Il permet d'entrer dans le détail de chaque exigence fonctionnelle : décrire ce qu'elle signifie, comment celle-ci sera mesurée et quel niveau de performance sera visé pour celle-ci.

L'objectif est que le prestataire puisse mettre son expertise à disposition de la définition des solutions les plus adaptées, ainsi que des moyens à mettre en œuvre pour répondre aux besoins exprimés.

Pourquoi remplir un cahier des charges fonctionnel ?

Le cahier des charges fonctionnel permet de mettre à plat les besoins que le produit remplira. Remplir ce document comprend plusieurs avantages.

1. Être centré sur le besoin

Tomber amoureux d'une solution est un biais humain. Encore plus lorsque l'on dédie beaucoup de temps à la faire mûrir. Or, devant chaque solution, il existe un problème (ou un besoin). Parfois, la solution pour résoudre un problème peut s'avérer être beaucoup plus simple et moins onéreuse que ce que l'on pouvait imaginer.

Être centré sur le besoin permet de mettre l'utilisateur du produit au centre des réflexions. Ainsi les décisions qui seront prises seront basées sur la valeur qui sera délivrée à cet utilisateur pour répondre à son besoin.

C'est valable pour beaucoup types de projets. Que ce soit pour : un site internet, un site e-commerce, un logiciel, un ERP, une montre cOnnectée, une application web, un logiciel de formation, un projet IT, un eportfolio, du hardware, un site de petites annonces ou une application métier. Dans tous les cas cet exercice vous aidera à centrer votre projet sur le besoin à remplir.

2. Être alignés sur le niveau de qualité visé

Cela permet de :

• Éviter la surqualité et les coûts supplémentaires associés ;
• Aligner les différentes parties prenantes sur les attentes autour de la qualité du livrable final ;
• Autonomiser les équipes de production ;
• Éviter les conflits en aval du projet.

3. Exploiter le plein potentiel du prestataire

Votre prestataire possède une expertise qui lui est propre. Si vous faites appel à lui, c'est qu'il possède une expertise que vous n'avez pas.

Laisser votre prestataire s'exprimer sur la solution qu'il préconise peut vous faire gagner beaucoup de temps. Il y a de grandes chances qu'il vous propose une solution dont vous n'aviez encore jamais entendu parler et qui remplisse vos besoins et le niveau de qualité que vous y avez associé.

4. Identifier les meilleures solutions techniques pour répondre au besoin

Il existe beaucoup de façons de répondre à un besoin. Toutes ces pistes de solution possèdent leurs avantages et inconvénients. Certaines seront économiques à court terme, mais finiront par couter cher en maintenance, quand d'autres demanderont un ticket d'entrée élevé pour ensuite jouir d'un avantage compétitif.

Les choix techniques que vous effectuerez en amont seront cruciaux pour la suite. Ces décisions vous engageront sur le long terme. Rédiger un cahier des charges fonctionnel vous permettra de générer des échanges autour des choix techniques qui vous seront précieux.

5. Optimiser les budgets associés par besoin rempli

Il est dans votre intérêt d'optimiser le rapport : valeur d'un besoin / coût pour répondre au besoin.

En vous basant sur un modèle de cahier des charges fonctionnel, vous allez très rapidement identifier les déséquilibres. Ainsi, vous pourrez ajuster le tir et optimiser vos budgets investis.

Comment remplir un cahier des charges fonctionnel ?

Pour bénéficier de ce qu'apporte ce document, il est important de comprendre comment le rédiger.

Les 3 étapes clés pour remplir un cahier des charges fonctionnel

1. Analyse fonctionnelle

La première chose à faire est d'analyser les besoins que le produit aura pour vocation de remplir. Pour cela nous vous conseillons de centrer ces réflexions autour des utilisateurs et des différentes parties prenantes. Si besoin, vous pouvez utiliser l'exercice de représentation graphique de la pieuvre pour cela.

Utilisateurs

Vous construisez un produit à destination des utilisateurs. Vous devez être en mesure de répondre aux questions suivantes les concernant :

• Qui sont-ils ?
• À quel persona est-ce qu'ils correspondent ?
• Combien de groupement d'utilisateurs existe-t-il ?
• Qu'est-ce que ce produit va leur apporter ?
• Que se passerait-il pour eux si ce produit n'existait pas ou devenait indisponible ?

Si vous n'avez pas la réponse à toutes ces questions, vous pouvez vous rapprocher des équipes UX/UI (eXpérience Utilisateur / Interface Utilisateur) de Kreactive. Il vous suffit d'exprimer ici votre demande.

Parties prenantes

Au-delà de vos utilisateurs, votre projet peut être soumis à des contraintes liées à des parties prenantes de votre organisation. Celles-ci peuvent être, vis-à-vis de votre projet, dans une des catégories suivantes :

• Sponsors : responsable du financement de votre projet ;
• Utilisateurs : dans le cas où votre produit est à destination d'internes à votre organisation ;
• Administrateurs : avec un accès à un tableau de bord ou à des données de reporting par exemple ;
• Contributeurs : ces personnes sont potentiellement susceptibles d'avoir un besoin de visibilité sur la qualité de ce qu'ils seront amenés à fournir et sur les délais sur lesquels c'est attendu.

Ces parties prenantes ont toutes des besoins différents. Ce sera votre rôle d'évaluer si ces besoins sont en phase avec les besoins de vos utilisateurs et de votre projet.

2. Tableau fonctionnel

Ce tableau permet de résumer les différents besoins ainsi que le niveau de qualité attendu pour y répondre. Ce tableau contient trois grandes catégories : les fonctions, critères d'appréciation et niveaux de performance visés.

Fonction

Chaque besoin est listé sous le nom d'une fonction.

Critères d'appréciation

Ce sont les critères par lesquels la bonne réalisation du besoin sera mesurée. On peut aussi parler de critères de valeur de l'analyse fonctionnelle.

Niveau de performance

Il s'agit du niveau visé pour chaque critère énuméré.

3. Cahier des charges fonctionnel ou CdCF

Rassembler toutes les informations dans un document unique permet de rassembler toute l'expression du besoin au même endroit et ainsi de faciliter les échanges avec votre prestataire.

Vous pouvez obtenir un modèle de cahier des charges fonctionnel qui est disponible en téléchargement gratuit au bas de cette page au format PDF. Vous pouvez y accéder plus rapidement en cliquant ici.

Nos conseils pour réussir un cahier des charges fonctionnel

Suivre cette méthodologie vous aidera à faire votre cahier des charges fonctionnel avec sérénité, et ce, en apportant à votre prestataire les informations dont il aura besoin pour vous formuler une réponse de qualité.

Aligner les parties prenantes

Une fois que le cahier des charges fonctionnel sera partagé au prestataire, vous ne voulez pas avoir des retours de la part des différentes parties prenantes demandant à rééditer le document. Cela vous ferait perdre du temps à vous, au projet et au prestataire.

Nous vous invitons à impliquer les parties prenantes le plus tôt possible dans la rédaction de ce document. Il est primordial que tout le monde soit aligné. Au-delà des parties prenantes vues plus haut (les sponsors, utilisateurs, administrateurs et contributeurs), il sera aussi nécessaire d'impliquer le département des achats de votre entreprise.

Prioriser les différents besoins

Vous avez plusieurs besoins pour votre produit, mais les avez-vous priorisés ? Nous vous invitons à le faire pour que votre prestataire puisse identifier les lots prioritaires et ainsi mieux répondre à votre demande.

Découper son projet en plusieurs livraisons permet d'identifier les potentielles anomalies en avance de phase et ainsi avoir le temps d'ajuster le tir si besoin. Cela permet aussi de prioriser les besoins qui ont le plus de valeur et ainsi d'optimiser l'allocation du budget dédié au projet.

Prendre le temps

Prenez le temps de bien définir chaque fonction avec les mots les plus justes pour éviter toute confusion de la part de votre prestataire.

Pour exprimer ces fonctions avec clarté, vous pouvez les exprimer comme on exprime une User Story (ou Récit Utilisateur en français). Il vous suffit alors de suivre la structure suivante :

“En tant que [rôle] je souhaite [action] afin de [résultat].”

Par exemple : “En tant qu'abonné-apprenant, je souhaite accéder à mes cours mis en favoris afin de gagner du temps dans mon expérience d'apprentissage.”

Rédiger les fonctions sous la forme d'User Stories prendra plus de temps que d'écrire uniquement : "accéder à mes cours mis en favoris". Par contre, ce temps investit en amont aidera l'équipe technique à bien comprendre les enjeux du projet, formuler une réponse cohérente et vous faire gagner du temps.

Ne pas attendre le dernier moment

Rédiger ce type de document est complexe. Cela nécessite d'impliquer plusieurs typologies de parties prenantes, affiner les priorités et effectuer des arbitrages. Tout cela va vous prendre du temps. 

Nous vous invitons à formaliser votre besoin au fur et à mesure des réunions d'analyse fonctionnelle. Cela vous permettra d'avancer sereinement vers la livraison de ce cahier des charges fonctionnel.

Rester concis

Pour être clair dans votre expression du besoin vous n'avez pas besoin d'écrire trop de pages. Un document plus long ne signifie pas nécessairement un document plus qualitatif. Restez clair et précis et cela sera suffisant.

Faire relire

Lorsque l'on crée un document seul, on peut manquer de recul pour certaines choses. Faire relire votre document par un tiers interne à votre organisation vous permettra de ne rien omettre et de livrer un document sans fautes d'orthographe.

Laisser de la liberté au prestataire

Il est dans votre intérêt de laisser le prestataire exprimer son expertise à son plein potentiel.

Pour cela, nous avons une astuce à vous partager. Cela s'appelle : "l'appel à variante". Il s'agit de laisser un espace pour que le prestataire puisse exprimer sa propre vision de votre produit, et de la façon dont celui-ci sera coconstruit lors du projet.

Ne pas oublier les annexes

Vous avez surement des documents qui ont aidé à formaliser votre besoin. Des schémas explicatifs, de la documentation, votre charte graphique ou design system, etc.

Intégrer ces documents en annexe va aider votre prestataire à se familiariser avec vos enjeux et votre environnement.

Que contient un cahier des charges fonctionnel ?

Voici ce que vous devez inclure dans votre cahier des charges fonctionnel :

1. Introduction au projet : les objectifs de votre projet et de votre société ;
2. Tableau fonctionnel : les besoins fonctionnels et comment mesurer leur succès ;
3. Contraintes graphiques : les designs et l’identité visuelle ;
4. Contraintes techniques : les spécificités techniques sur lesquelles il faudra s’aligner ;
5. Encadrement du projet : le calendrier du projet et les responsabilités de chaque partie prenante.

Vous découvrirez ci-dessous comment remplir ces parties.

1. Introduction au projet

Votre entreprise

Il s'agit ici de décrire votre entreprise.

Typologie de produit

• Quel type de produit souhaitez-vous créer (ex : application mobile, site internet...) ?
• Ajoutez des spécificités ici (ex : s’il s’agit d’une application mobile, est-ce une application iOS uniquement ou aussi Android.

Quels sont les objectifs du produit ?

• Pourquoi est-ce que ce projet prend forme ?
• Quel objectif business est-ce que ce produit remplira ?
• Quels produits similaires vous inspirent ? Pourquoi ?
• Est-ce un projet de refonte d’un produit existant ou la création d’un nouveau produit ?

La valeur ajoutée du produit

• Quelle est la promesse du produit ?
• Quelle valeur ajoutée apportera-t-il ?

Le modèle économique

• Sur quel business model est-ce que votre produit sera basé ?
• Décrivez les différentes sources de revenus visées pour votre produit.
• S'il ne s'agit pas d'un produit qui a pour but de générer des revenus alors comment sera mesurée la réussite du produit en matière de valeur ajoutée ? Qui sera le financeur du produit ? Est-ce que cette partie prenante aura des exigences à faire valoir pour continuer son financement ?

Pour qui ?

Il est important de bien décrire qui sont les utilisateurs de votre produit.

Vous aurez très probablement plusieurs typologies d’utilisateurs différentes. Il est dans votre intérêt de les décrire en les segmentant par groupes d'utilisateurs. Pour chaque groupe d'utilisateurs, vous pouvez établir leur persona et inscrire leur rôle et attentes.

PS : si un administrateur chez vous va utiliser un back-office pour paramétrer votre produit, il est considéré comme un utilisateur aussi. Il vous faudra donc l’inclure dans la description de vos utilisateurs.

Vision moyen-long terme

• Quelles seront les métriques qui permettront de mesurer le succès de votre produit ?
• Quel est le nombre d'utilisateurs actifs visé ?
• Quelles sont les prochaines échéances pour le projet ?

Nous vous conseillons de déterminer les KPIs (Key Performance Indicator = Indicateur Clé de Performance) de votre produit en amont de votre projet. Cela vous permettra de mettre l'accent sur les bonnes priorités.

Connaître les performances visées permettra aussi à votre prestataire d'anticiper la scalabilité future de votre produit. Ainsi la solution technique qu'il vous proposera intègrera cet aspect. Lorsque vous atteindrez ces KPIs, vous pourrez alors vous concentrer sur des enjeux à valeur ajoutée, plutôt que de perdre du temps à devoir maintenir votre actif technologique afin qu'il continue d'être utilisable.

2. Tableau fonctionnel

C'est ici que vous allez rassembler vos besoins fonctionnels.

Comment remplir le tableau fonctionnel ?

Ce tableau résume vos besoins fonctionnels. Il ne s’agit pas de remplir des solutions techniques, mais bien des besoins. Voici les champs que vous aurez à remplir :

• Fonction : votre besoin ;
• Critères d’appréciation : les critères par lesquels la bonne réalisation du besoin sera mesurée ;
• Niveau de performance : le niveau visé pour chaque critère listé.

Priorités

Quelles sont les fonctionnalités prioritaires ? Nous vous invitons à hiérarchiser par ordre d’importance et d’urgence les fonctions que vous voulez que votre produit remplisse.

Comment prioriser avec la méthode MoSCoW ?

Ce framework qui fait partie des méthodologies agiles permet de vous faciliter le travail de priorisation et de hiérarchisation de vos besoins. Il se décompose sous la forme suivante : MoSCoW (Must, Should, Could, Won’t).

• Must : fonctionnalités essentielles et non négociables.
• Should : fonctionnalités à implémenter dans la mesure du possible.
• Could : fonctionnalités qui contribuent à la satisfaction de l’utilisateur mais qui ne sont pas essentielles.
• Won’t : fonctionnalités hors de la portée du projet, mais qui pourraient être intégrées plus tard.

Pour obtenir une estimation du temps nécessaire pour remplir votre besoin, vous pouvez obtenir une estimation sur mesure, vous pouvez y accéder en cliquant ici.

3. Contraintes graphiques

Valeurs du produit

Partagez les valeurs que votre produit va porter.

Inspiration

Si vous avez des sources d'inspirations à partager aux designers, c'est l'endroit où les inclure.

Identité graphique

Partagez vos codes couleurs, polices, votre style général ainsi que des déclinaisons de votre logo.

Si vous disposez déjà d’un design system, partagez-le aux prestataires que vous consultez. Ceci les aidera à s’approprier votre univers graphique afin de le restituer dans votre produit. Si vous avez besoin d’un coup de main sur cette partie, les designers de Kreactive pourront vous aider. Il vous suffit de décrire votre besoin ici.

Si vous cherchez plus d'informations pour rédiger un brief créatif, vous pouvez consulter notre article : Comment rédiger un brief créatif si vous n’êtes pas designer ?

4. Contraintes techniques

Si vous avez besoin d'exprimer un besoin technique très poussé, vous pouvez effectuer un cahier des charges technique. Entre un cahier des charges fonctionnel et technique, il y a des différences. Le second présente le moyen souhaité pour arriver à un résultat alors que le premier met l'accent sur le résultat attendu. C'est alors au prestataire de proposer le moyen le plus adéquat.

Si vous souhaitez laisser votre prestataire s'exprimer sur le meilleur moyen pour atteindre vos objectifs, cette partie suffira pour apporter les quelques contraintes techniques auxquelles votre prestataire devra être soumis.

Architecture

• Est-ce qu’il y a des contraintes particulières d’architecture à respecter ?
• Est-ce qu’il y a déjà des APIs qui sont utilisables ?
• Sur quel serveur seront hébergées les données du produit ?
• Est-ce que je veux que mon projet soit en CI/CD (Intégration Continue / Déploiement Continu) ?

Spécifications Techniques

Contraintes à respecter

Si vous avez des contraintes techniques à respecter dans votre projet, c'est l'endroit où les intégrer. Voici des exemples de typologies de contraintes que vous pourriez avoir :

• Technologies à utiliser ;
• Dépendances ;
• Compatibilités ;
• Maintenabilité ;
• Sécurité ;
• Traitement des données.

Appareils visés

Si vous avez des contraintes liées aux appareils qu'utilisent vos utilisateurs, c'est l'endroit où le préciser. Voici les types de contraintes que vous pourriez avoir :

• Systèmes d'exploitation visés (ex : pour une application mobile : iOS, Android et HarmonyOS — pour un produit web : Windows, macOS, Linux) ;
• Versions visées (d'iOS, Android, Windows, macOS, Linux) ;
• Navigateurs (ex : Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari) ;
• Appareils visés (ex : ordinateurs, smartphones, smartwatches, objets connectés...).

Conseil : Si vous ne savez pas encore quelles spécificités techniques viser, il est fortement conseillé de demander l’avis d’un professionnel avant de formaliser son besoin.
Les choix techniques sont très structurants et en fonction de ce que vous demanderez à vos prestataires, cela peut avoir un impact significatif sur le chiffrage total du projet.

PS : Pour trouver une réponse à ces questions, vous pouvez prendre rendez-vous gratuitement avec un expert Kreactive qui saura vous conseiller, pour cela il suffit de cliquer ici.

5. Encadrement du projet

Typologies des prestations demandées

Dans cette partie, vous décrirez ce que vous attendez de la part de vos prestataires. Auront-ils une base sur laquelle travailler pour le design ou auront-ils carte blanche ? L'équipe travaillera-t-elle sur place dans vos locaux ou à distance ? Comment seront réparties les différentes responsabilités du projet ?

Cette partie est très importante. Prenez le temps d'expliciter vos attentes. S'il y a certaines réponses que vous n'avez pas, expliquez au prestataire qu'il aura une latitude pour vous proposez quelque chose pour y répondre. Si vous identifiez une autre question structurante au projet, n'hésitez pas à la rajouter.

Ressources disponibles

• Quelles sont les ressources, humaines ou non, dont vous disposez pour ce projet ?
• Quels sont leurs rôles et leurs disponibilités ?

Dates clés du projet

Si votre projet est lié à des dates précises, communiquez les. Il est important aussi de mentionner la façon dont s'organisera le suivi des avancées.

Conseil : ce document servira entre autres à indiquer les responsabilités des parties prenantes du projet. Veillez bien à indiquer aussi vos propres responsabilités.

Critères de choix

Ici, vous indiquerez les critères qui vous feront choisir un prestataire plutôt qu'un autre. Ajoutez aussi le niveau d'importance de chacun de ces critères. Cela aidera votre prestataire à se projeter en phase d'appel d'offre.

Finances pour le projet

Lorsque le budget n'est pas défini

Si vous ne connaissez pas votre budget à ce stade, ce n'est pas grave. Votre prestataire saura vous fournir une estimation. Il vaut mieux leur laisser la liberté plutôt que de les contraindre en amont.

Lorsque le budget est défini

Si votre budget est défini et ne pourra pas être dépassé, il sera très important de le communiquer dans ce document. Ainsi le prestataire pourra vous fournir une réponse intégrant un niveau de qualité cohérent avec vos moyens financiers.

Remplir ce document va vous aider à vous poser les bonnes questions pour préparer votre projet. En suivant les conseils de cet article et en vous basant sur le modèle téléchargeable, vous aurez un cahier des charges fonctionnel clair et détaillé qui vous aidera à formaliser votre besoin et à le communiquer aux différentes parties prenantes.

N'oubliez pas de prendre le temps d'entrer dans le détail et de vous prendre suffisamment à l'avance pour rédiger ce document.

Découvrez davantage de cahiers des charges téléchargeables :

• Cahier des charges
• Cahier des charges pour application mobile

Si vous souhaitez être accompagné pour rédiger votre cahier des charges fonctionnel, vous pouvez faire appel à Kreactive qui mobilisera des experts du sujet à votre service. Vous pouvez nous contacter ici ou nous appeler au 04 26 70 03 51.