Si vous avez un projet, nous vous conseillons de prendre du temps pour rédiger votre cahier des charges.

Il vous aidera à présenter votre besoin de la façon la plus claire possible à vos différentes parties prenantes. Avoir rédigé un cahier des charges vous aura fait vous poser des questions structurantes pour votre projet et vous aura fait mûrir votre besoin.

Cet article rassemble tous les conseils dont vous avez besoin pour réussir la rédaction de votre cahier des charges.

Qu'est-ce qu'un cahier des charges ?

Définition

Un cahier des charges est un document qui permet de lister l'ensemble des fonctionnalités attendues pour son produit et de fixer les différentes contraintes (opérationnelles, techniques, financières...) du projet. C'est la première étape d'un projet.

C'est un document dans lequel nous retrouvons entre autres :

• Une présentation du projet et de votre entreprise ;
• Vos attentes en matière de design et identité visuelle ;
• Les différentes fonctionnalités attendues ainsi que les spécificités techniques ;
• Le calendrier du projet ainsi que les responsabilités de chaque partie prenante.

Pourquoi faire un cahier des charges ?

L'enjeu du cahier des charges

La bonne compréhension de vos besoins et objectifs dépendra de la qualité de votre cahier des charges. Plus celui-ci sera détaillé, meilleure sera la compréhension de vos enjeux par vos interlocuteurs. Ainsi, vous obtiendrez des estimations plus précises.

Un autre bénéfice d'un cahier des charges bien détaillé est le fait de pouvoir comparer plus facilement les réponses des prestataires que vous aurez sollicité. Ainsi vous aurez plus de cartes en main pour prendre votre décision au moment de choisir le partenaire qui vous accompagnera pour votre projet.

Être précis dans la rédaction de ce document permet par ailleurs de réduire les potentielles incompréhensions et ainsi d'aligner toutes les parties prenantes autour d'une vision commune sur ce qui est attendu pour le projet.

Formaliser son besoin

Ce document vous permettra d'écrire votre besoin et les attentes que vous communiquerez à vos prestataires. Par ailleurs, il peut être utilisé pour différents types de besoins lors d'un appel d'offre en sous-traitance.

Cela peut être par exemple : une application mobile, un SaaS (Software as a Service), une formation, un site web, de l'événementiel, un projet informatique, une web app, un site vitrine WordPress, de l'assistance à maitrise d'ouvrage (AMOA), de la maitrise d'œuvre (MOE), des travaux d'ingénierie, de la maintenance ou TMA, de l'infogérance, un LMS (Learning Management System), un projet SIRH (Système d'Information de gestion des Ressources Humaines), une prestation de design, de la gestion de projet, un outil informatique, un projet d'organisation ou de l'outillage.

Comment faire un cahier des charges ?

Voici les éléments clés pour réussir la rédaction d'un cahier des charges :

1. Séparez votre projet en plusieurs lots

Pourquoi séparer son projet en plusieurs lots ?

Votre projet sera amené à évoluer dans le temps. Cependant, tant que vos utilisateurs n'auront pas utilisé votre produit, vous ne pourrez pas savoir s'il correspond à leurs attentes. Vous ne saurez alors pas sur quoi mettre l'accent pour les prochaines évolutions.

Nous vous conseillons de découper votre projet en plusieurs parties. Cela permet de différencier les parties indispensables des parties que l'on pourrait qualifier de "bonus". Il est dans votre intérêt de mettre votre produit dans la main de vos utilisateurs le plus rapidement possible. Cela vous donnera des retours qui ont beaucoup de valeur. Ils vous aideront à définir votre roadmap. 

Pour cela, nous vous conseillons dans un premier temps de concentrer votre prestataire sur la livraison du lot 1, la partie indispensable de votre produit. Ceci afin de rendre votre projet plus agile.

Pourquoi anticiper les évolutions ?

Dès la phase de rédaction du cahier des charges, il est pertinent de décrire le périmètre des lots suivants. Cela aidera votre prestataire à se projeter et anticiper d'éventuelles évolutions.

Un bon exemple de pourquoi il est sain d'anticiper les évolutions est la gestion des langues.

Si dès le début du projet vous souhaitez que votre produit soit multilingue, tous les développements suivants se baseront sur ce modèle et cela n'engendrera pas un coût supplémentaire significatif. En revanche, si vous attendez que le produit existe déjà pour que celui-ci soit accessible en multilingue, cela sera onéreux. Vos développeurs devront en effet repasser par tout votre code pour le rendre multilingue. 

2. Incluez les parties prenantes dès la conception

Votre cahier des charges viendra sanctionner l'expression du besoin de votre organisation. Même si vous êtes la personne qui est en charge de le rédiger, l'avis des différents pôles en interne chez vous comptera pour beaucoup dans le fond que contiendra votre document final.

Afin d'éviter les aller-retours, nous vous conseillons de bien penser à aligner les différents acteurs qui seront liés à votre projet.

Voici deux checklists pour vous aider à n'oublier personne :

Qui impliquer dans la rédaction de son cahier des charges ?

• Sponsors : les décisionnaires pour débloquer les financements de votre projet.
• Utilisateurs : les personnes qui utiliseront votre produit ou service, qu'ils soient internes ou externes à votre entreprise.
• Administrateurs : la personne qui aura accès à un tableau de bord pour suivre les avancées et alimenter votre produit ou service avec des informations ou données.
• Contributeurs : ce sont ceux qui contribueront au projet. Vous serez dépendant d'eux. Il est donc essentiel que vous communiquiez correctement et suffisamment en avance à ces personnes, pour ne pas vous retrouver bloqué au milieu du projet.

Quels départements impliquer dans la rédaction de son cahier des charges ?

• Achats : Il est dans votre intérêt d'intégrer les contraintes légales, administratives et de politique d'achat de votre société, par le biais de ce département qui en tient la responsabilité.
• Marketing et Communication : Afin d'être congruent sur la charte graphique, la promesse de valeur et le message porté par votre produit, il vous sera indispensable de vous aligner sur les métiers du marketing et de la communication.
• DSI : La Direction des Systèmes d'Information ou IT (Information Technology) aura très probablement des contraintes techniques qu'il faudra partager aux prestataires. 
• Produit : Ce sont ceux qui façonnent les produits de votre entreprise. Ils vous partageront leurs attentes pour la construction du produit.
• Métier : C'est le cœur de votre entreprise. Même s'ils ne parlent pas la même langue que vous, leurs inputs ont beaucoup de valeur. Ce sont ceux qui connaissent le mieux votre société puisqu'ils portent ce qui représentent votre valeur ajoutée.

Il peut être difficile de savoir qui impliquer, car votre projet englobe beaucoup de domaines différents. Nous vous conseillons d'impliquer le plus de parties prenantes possible dès la phase d'amont. Cela vous permettra de construire un cahier des charges qui correspondra aux attentes de votre entreprise.

3. Prévoyez suffisamment d'avance

La rédaction de votre cahier des charges vous prendra très probablement plus de temps que ce que vous imaginez. N'attendez pas le dernier moment pour formaliser ce document. La rédaction de ce document ne sera que la résultante du travail que vous allez fournir autour en affinant le besoin auprès des différentes parties prenantes liées à ce projet.

4. Servez-vous de visuels

Votre objectif est que l'expression de votre besoin soit la plus claire possible. En effet, c'est sur ce document que se baseront vos prestataires pour vous formuler une réponse. Si vous disposez de schémas explicatifs, schémas d'architecture, maquettes, visuels, etc, intégrez-les au cahier des charges.

Cela aidera vos prestataires à se familiariser avec votre univers, vos attentes et ainsi mieux répondre à votre besoin.

5. Entrez dans le détail

Si votre expression du besoin n'est pas suffisamment détaillée, sachez qu'elle sera potentiellement interprétée de différentes façons. Entrer dans le détail vous permettra d'éviter de tomber dans ce travers. Si certaines choses peuvent vous paraître évidentes, elles ne le seront pas forcément pour vos prestataires. 

Si vous sentez qu'une partie de votre besoin est trop grande, découpez là en plusieurs sous-parties. Cela vous aidera à entrer dans le détail et ainsi à vous poser les questions structurantes de votre expression du besoin.

Pour vous aider à formuler les fonctionnalités, vous pouvez vous baser sur le modèle de rédaction des User Stories (ou Récits Utilisateurs) qui suit la structure suivante :

“En tant que [rôle] je souhaite [action] afin de [résultat].”

Par exemple : “En tant qu'adhérant à la carte de fidélité, je souhaite avoir accès à mes points de fidélité afin de voir si j'en ai assez pour les dépenser.”

Décrire les fonctionnalités de votre produit en suivant ce modèle vous prendra forcément plus de temps. Par contre, cela aura l'avantage de vous forcer systématiquement à penser pour qui est-ce qu'une fonctionnalité existe, et ce que cette personne va faire avec celle-ci. Ça vous aidera en même temps à évaluer la valeur qu'apportera cette fonctionnalité à ses utilisateurs. Vous pourrez donc piloter les priorités avec une meilleure précision.

Ce temps investit en amont vous permettra de vous assurer que l'équipe du prestataire comprenne les objectifs du projet ainsi que la mécanique des fonctionnalités du produit.

6. Tirez profit de l'expertise de votre prestataire

Prévoyez un espace pour que votre prestataire puisse s'exprimer librement.

Vous faites appel à lui pour la qualité de son expertise. Vous faites appel à un tiers pour une expertise parce que vous ne l'avez pas. Dans le but de tirer le maximum de cette expertise, tout au long du document, laissez suffisamment de place à votre prestataire pour qu'il exprime sa vision pour votre produit et votre projet.

Vous pouvez aussi laisser un endroit dédié pour que votre prestataire exprime sa vision. Cela s'appelle un appel à variante.

7. Intégrez des annexes

Tous les documents qui vont pouvoir apporter des précisions sur votre environnement et vos enjeux sont les bienvenus en annexe. Ils aideront votre prestataire à mieux comprendre votre besoin.

8. Faites relire le document final

Vous allez passer beaucoup de temps sur un seul et même document. Il sera de bonne augure de mobiliser un œil extérieur qui portera un regard neuf sur votre rendu. Il verra des choses dont vous ne vous êtes peut-être pas rendu compte. Cela viendra enrichir votre travail.

Faire relire le document par un tiers vous permettra aussi de corriger les éventuelles fautes d'orthographe.

Qu'est-ce qu'un cahier des charges contient ?

Lorsque vous rédigez votre cahier des charges, il y a certaines choses à ne pas oublier.

Vous trouverez ici les éléments à mettre dans votre cahier des charges pour que votre besoin soit exprimé de la façon la plus claire et la plus complète possible à vos futurs prestataires.

Vous retrouverez quatre grandes parties pour décrire votre besoin autour de l'introduction du projet, le brief créatif, le périmètre fonctionnel et technique ainsi que le déroulement du projet.

1. Introduction du projet

Présentation de votre société

Présentez votre entreprise en quelques paragraphes.

Le but du projet

• Quel(s) objectif(s) est-ce que ce projet va couvrir ?
• Si d'autres produits vous inspirent, détaillez pourquoi.
• Est-ce un nouveau projet, la création d'un nouveau produit ou s'agit-il de reprendre un actif déjà existant ?
• Décrivez votre projet.

La promesse de valeur

• Quelle est la promesse de valeur du produit ?
• Quelle est la valeur ajoutée qu'apportera le produit ?

Le business model

• Quel sera le modèle économique de votre produit ?
• Quelles seront les sources de revenus ?
• Si le produit n’a pas pour vocation de générer des revenus, qui percevra la valeur du produit ? Et qui financera le produit ? De quoi dépend la bonne poursuite des financements ?

Les utilisateurs ou bénéficiaires

Décrivez qui seront les utilisateurs ou bénéficiaires de votre produit.

Conseil : vous avez très probablement plusieurs types d'utilisateurs. Si c'est le cas, prenez le temps de les présenter un par un. Entrez dans le détail pour chaque typologie d'utilisateurs. Vous pouvez par ailleurs utiliser le modèle des buyer personas pour présenter vos cibles.

Plus votre prestataire aura d'informations sur eux, plus il sera à même de créer le produit qui répondra au mieux à leur besoin.

Le futur du produit

• Suivant quel(s) KPI(s) (Key Performance Indicator = Indicateur Clé de Performance) allez vous mesurer le succès de votre produit ?
• Quel est le nombre d'utilisateurs actifs que vous visez ?
• Après la livraison du produit, quelles seront les prochaines étapes ? Quels seront vos enjeux ?

Conseil : déterminez vos KPIs en amont du projet. Cela aidera vos prestataires à dès la phase d'amont, mettre tout en œuvre pour que le produit réponde à vos objectifs. Connaître le nombre d'utilisateurs visés permet par ailleurs d'anticiper techniquement la montée en charge de votre produit. Ainsi, les équipes techniques de votre prestataire pourront préparer votre produit aux défis techniques que celui-ci rencontrera lorsqu'il sera mis en ligne à disposition de ses utilisateurs.

2. Brief créatif

Votre identité visuelle

• Quelles sont vos valeurs ? Souhaitez-vous les faire retranscrire dans votre produit ? Comment ?
• Existe-t-il des produits existants dont vous vous inspirez ? Est-ce qu'il y a des éléments qui correspondent au style visuel que vous aimeriez retrouver dans votre produit ?

Design system ou charte graphique

• Avez-vous déjà un design system ? Si c'est le cas, partagez le à vos prestataires.
• Partagez votre charte graphique : vos polices, codes couleur, logos et ses déclinaisons.

User journey

La User Journey (ou le parcours utilisateur) regroupe les étapes que vos utilisateurs vont rencontrer lors de l'utilisation de votre produit. Nous vous conseillons de représenter ce parcours à l'aide d'un schéma. Profiter d'un support visuel vous aidera à communiquer au mieux votre expérience utilisateur à vos futurs prestataires.

Conseil : si vous cherchez davantage d'informations pour rédiger votre brief créatif, vous pouvez consulter notre article : “Comment rédiger un brief créatif si vous n’êtes pas designer ?”.

3. Périmètre fonctionnel et technique

Périmètre fonctionnel

C'est ici que vous décrirez les fonctionnalités que vous souhaitez pour votre produit. Cette liste rassemble l'ensemble des fonctionnalités et les classe par ordre de priorité. Pour vous aider à prioriser vos fonctionnalités, vous pouvez vous baser sur la méthode MoSCoW (Must, Should, Could, Won’t).

Qu'est-ce que la méthode MoSCoW ?

C'est une technique issue des méthodologies agiles qui vous aide à prioriser vos besoins. Elle se décompose de la façon suivante :

• Must: les fonctionnalités sans lesquelles votre produit ne pourrait pas exister ou sans lesquelles votre projet n'aurait pas de sens.
• Should : les fonctionnalités qu'il serait bon d'implémenter si cela est possible.
• Could : les fonctionnalités qui peuvent potentiellement apporter quelque chose mais qui ne sont pas indispensables.
• Won’t : les fonctionnalités qui sortent du périmètre du projet, mais que l'on souhaite noter pour potentiellement les intégrer à moyen long terme.

À ce stade vous vous demandez surement combien de temps cela prend de réaliser chaque fonctionnalité ? Vous pouvez obtenir une estimation personnalisée gratuite avec Kreactive en cliquant ici.

En fonction de vos besoins, vous pouvez choisir de faire un cahier des charges fonctionnel. Celui-ci est centré sur l'objectif visé par le projet. Ainsi il laisse au prestataire exprimer toute son expertise afin de répondre au mieux concernant les moyens les plus adaptés pour remplir cet objectif.

Vous trouverez ici un exemple de cahier des charges fonctionnel.

Périmètre technique

C'est dans cette partie que vous transmettrez les spécifications techniques que vos prestataires devront respecter.

Architecture

• Décrivez la structure de votre produit et comment il s'articule.
• Si vous avez déjà fait des schémas d'architecture, partagez-les ici.
• Indiquez là où seront hébergées les données de votre produit.
• Si vous imposez des contraintes particulières pour le type d'architecture à utiliser (ex : clean architecture), mentionnez-les ici.
• Si vous souhaitez que votre projet soit en CI/CD, c'est aussi ici que vous le communiquerez.

Précisions techniques

Vous avez peut-être certaines spécificités techniques à imposer à vos prestataires. Que ce soit pour les technologies qui seront choisies, les navigateurs qui seront visés, les systèmes d'exploitations à viser.

Votre produit sera peut-être dépendant d'autres produits. Mentionnez ces dépendances.

Vous avez aussi potentiellement des contraintes liées à la sécurité, au traitement des données ou à la maintenance. Quoi qu'il en soit, c'est ici que vous communiquerez cela à vos prestataires.

Ressources

Décrivez les ressources qui seront affectées à votre projet. Qu'elles soient humaines ou autres. Précisez les responsabilités de celles-ci ainsi que leur rôle.

Cahier des charges technique vs. Cahier des charges

Voici la différence entre ces deux types de documents.

Cahier des charges technique

Si votre projet est centré sur un besoin technique, s'il possède une grande complexité technique et si son objectif est uniquement de remplir des exigences techniques, alors un cahier des charges technique sera plus adapté.

Cahier des charges

Si votre projet existe pour remplir une mission, apporter de la valeur à un ou plusieurs utilisateurs et que la technique ne sera qu'une composante de votre projet, et non sa raison d'être. Alors, vous êtes au bon endroit et l'exemple type de cahier des charges à télécharger ici correspondra à vos besoins.

4. Déroulement du projet

Ce qui est attendu

Décrivez ce que vous attendez de la part des prestataires :

• Quelles typologies de prestations ?
• Quelles compétences ?
• Quel niveau d'expertise pour chaque compétence ?
• Quel livrable attendez-vous ?
• Est-ce que vous attendez que les designs soient faits sur la base d'un modèle ou from scratch (= de zéro) ?
• Souhaitez-vous que l'équipe du prestataire se déplace dans vos locaux ? À quelle fréquence ?
• Souhaitez-vous que l'équipe du prestataire opère principalement depuis vos locaux ou les siens ?
• Décrivez les différentes responsabilités du projet. Qui sera responsable de chaque sous-partie ? Quelles métriques permettront de mesurer le résultat fourni ?

Conseil : Cette partie est très importante. Elle sera un point d'entrée fort de votre collaboration avec votre prestataire. Prenez le temps d'entrer dans le plus haut niveau de précision possible sur ce que vous attendez de votre futur prestataire. Prenez le temps de définir les responsabilités des différentes parties prenantes.

Vous retrouverez dans le cahier des charges au format PDF téléchargeable ici des espaces dans le document afin que vous puissiez l'alimenter de questions qui seront spécifiques à votre projet.

Planning du projet

• Quelles seront les dates clés du projet ?
• Quand arriveront-elles ?
• Comment seront suivies les avancées du projet ?
• Si le projet venait à prendre du retard, quelle serait la procédure à suivre ?
• Quel est le délai nécessaire pour que vous puissiez valider des avancées réalisées par le prestataire ?

Conseil : vous allez indiquer tout au long de ce document les responsabilités des différentes parties prenantes. Assurez-vous d'inclure aussi vos responsabilités dans la conduite de ce projet.

Critères de sélection du prestataire

• Listez tous les critères qui seront pertinents au moment de choisir le prestataire avec lequel vous voudrez collaborer. 
• Ajoutez à chacun de ces critères une pondération entre 1 et 5. 1 étant le niveau de pondération le moins important et 5 étant le niveau le plus important.

Vous retrouverez un tableau dans notre template de cahier des charges. Il vous aidera à rédiger vos critères de décision et vous sera d'une aide très précieuse lorsque vous devrez prendre la décision du prestataire avec lequel vous souhaiterez travailler pour ce projet.

Il est accessible en téléchargement en bas de cette page. Le téléchargement est gratuit. Pour le retrouver plus rapidement vous pouvez aussi cliquer ici.

Budget du projet

Lorsque vous ne connaissez pas votre budget

Vous ne savez pas encore quel budget affecter au projet ? Ne vous inquiétez pas, vous pouvez demander aux prestataires en lice dans votre appel d'offre de vous faire des propositions budgétaires. Cela vous aidera à dimensionner le projet.

Attention :

• Regardez bien ce qui se cache derrière chaque budget. Certains prestataires pourraient vous proposer un budget à la baisse pour se démarquer et augmenter leurs chances de remporter le projet. Si vous sentez que leur proposition est incomplète ou manque de réalisme, challengez ces propositions. Autrement ces propositions alléchantes en amont pourraient vous couter cher en aval.

Lorsque vous connaissez votre budget

Vous avez un budget fixe à ne pas dépasser ? Communiquez-le aux prestataires dès maintenant. Cela les aidera à formuler une proposition qui corresponde à vos moyens financiers.

Attention, Le budget maximum que vous vous êtes fixé ne reflète peut-être pas ce que coûte réellement le besoin que vous avez exprimé :

• Il est possible que vous ayez sous-estimé le coût du projet. Pour palier à cela, ne vous fiez pas uniquement aux budgets que vous proposeront les prestataires, mais aussi à ce que contient leur proposition. Est-ce qu'elle vous semble réaliste ? Est-elle complète ?
• Vous avez peut-être sur-estimé le coût du projet. Dans ce cas, les prestataires pourraient potentiellement exprimer dans leur réponse ce qui répond à votre besoin, et rajouter des suppléments qui bonifieront votre projet, mais qui ne sont pas forcément indispensables pour le moment. Veillez à porter une attention particulière au contenu de la proposition pour vous assurer de ne pas entrer dans une situation de sur-qualité projet.

Condition de paiement

Avez-vous des conditions de paiement spécifiques à respecter ? Si c'est le cas, partagez-les au prestataire. Autrement, cet aspect reste optionnel, il pourra en effet être discuté dans une phase plus avancée. Lorsque vous entrerez en négociation avec le prestataire que vous aurez choisi.

Comment gagner du temps ?

Rédiger un cahier des charges est exigeant et chronophage. Pour que vous puissiez gagner du temps et avancer sur votre projet, nous vous avons préparé un exemple de cahier des charges type que vous pouvez télécharger dès maintenant au format PDF.

Lorsque vous serez en train de rédiger votre document. Vous allez très certainement vous poser des questions. Suivre les conseils de cet article vous aidera à gagner du temps et rendre un cahier des charges complet.

Quoi qu'il en soit, sachez que ce travail que vous allez fournir sera chronophage. C'est normal, vous rassemblez beaucoup d'informations qui concernent beaucoup de parties prenantes différentes. Démarrez la rédaction le plus tôt possible et donnez-vous du temps pour réaliser un document complet et fidèle à votre besoin.

D'autres modèles de cahiers des charges sont disponibles en téléchargement gratuit :

• Cahier des charges pour application mobile
• Cahier des charges fonctionnel

Vous cherchez à être accompagné pour rédiger votre cahier des charges ? Kreactive peut vous apporter son expérience en mobilisant des consultants qui vous aideront à créer un document complet. Pour cela, contactez-nous ici ou par téléphone au 04 26 70 03 51.

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